Papierbelege und Bestandsdaten digitalisieren.

Die Ausgangslage.

Viele kleine Unternehmen und Selbstständige haben über Jahre Papier angesammelt: Rechnungen, Verträge, Belege, Korrespondenz, alte Projektunterlagen. Gesucht wird darin erst, wenn es konkret wird — beim Steuerberater-Termin, beim Verkauf, bei einer Prüfung oder schlicht, weil ein einzelnes Dokument wieder gebraucht wird. Bis dahin liegt der Bestand ungenutzt im Ordner, im Keller oder verteilt über mehrere digitale Ablagen gleichzeitig.

Das Problem ist selten der fehlende Platz, sondern die fehlende Struktur: Ohne ein nachvollziehbares System lässt sich weder sagen, was vollständig vorhanden ist, noch, was fehlt — bis zu dem Moment, in dem genau dieses eine Dokument gebraucht wird.

Typische Bestände.

In der Praxis betrifft das häufig Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Verträge mit Lieferanten und Kunden, Kontoauszüge, Korrespondenz und projektbezogene Unterlagen, die über Jahre in Papierform oder als verstreute Dateien entstanden sind. Jede dieser Kategorien braucht eine eigene, aber konsistente Ablagelogik, damit später gezielt gesucht werden kann.

Die Methode.

Wir sichten den vorhandenen Bestand, erfassen ihn digital und überführen ihn in eine strukturierte, durchsuchbare Datenbank. Verstreutes wird Struktur: nach Datum, Kategorie, Beteiligten oder Vorgang auffindbar statt in Kartons verteilt. Der Ablauf folgt demselben Prinzip wie jedes Lilaloox-Mandat — Bestand sichten, in eine Datenbank überführen, auswerten, als nutzbares Ergebnis übergeben.

Das Ergebnis.

Am Ende steht eine Datenbank statt eines Aktenordners — durchsuchbar, auswertbar und direkt übergabefähig an Steuerberater, Anwalt oder die nächste Entscheidung im eigenen Unternehmen. Statt eines Kartons mit losen Blättern gibt es eine Übersicht, in der sich ein einzelner Beleg in Sekunden statt in Stunden wiederfinden lässt.

Für wen geeignet.

Diese Leistung richtet sich an kleine Unternehmen und Selbstständige im Landkreis Starnberg und in München, deren Papier- oder Datenbestand unübersichtlich geworden ist und die ihn wieder nutzbar machen wollen — unabhängig davon, ob der Anlass ein anstehender Termin ist oder einfach der Wunsch nach Ordnung.

Was mitgebracht werden kann.

Der Bestand darf unsortiert übergeben werden — Aktenordner, losen Blättern, Umzugskartons oder eine Mischung aus Papier und digitalen Dateien. Die Sortierung und Entscheidung, welche Struktur am Ende sinnvoll ist, übernimmt Lilaloox gemeinsam mit Ihnen, orientiert an dem, wofür die Datenbank später gebraucht wird.

Auch gemischte Bestände sind kein Hindernis: Ein Teil in Papierform, ein Teil bereits als eingescannte PDF-Datei, ein Teil in einer alten Tabelle — am Ende führt die Datenbank alles an einem Ort zusammen.

Als Paket.