Ausschreibungsunterlagen vorbereiten.

Das Problem.

Ausschreibungsunterlagen kommen selten sortiert an: Formblätter, Eignungsnachweise, technische Anlagen und Fristen verteilen sich über E-Mails, Ordner und Papierstapel. Bis zur Einreichung bleibt wenig Zeit, um daraus eine vollständige, geprüfte Mappe zu machen — und ein fehlendes Formblatt oder eine verpasste Frist reicht für einen formalen Ausschluss aus dem Verfahren, unabhängig davon, wie gut das eigentliche Angebot wäre.

Für kleine Unternehmen und Selbstständige im Landkreis Starnberg und in München kommt meist noch das Zeitproblem dazu: Das operative Geschäft läuft weiter, während parallel ein mehrseitiges Vergabeverfahren mit eigenen Formvorschriften bedient werden muss — oft unter Zeitdruck und ohne eigene Vergabestelle im Haus.

Unser Ablauf.

Wir übernehmen die Vorbereitung in denselben vier Schritten wie jedes Lilaloox-Mandat: Bestand sichten, in eine durchsuchbare Datenbank überführen, auf Vollständigkeit und Fristen auswerten und als einreichfertige Mappe übergeben. Die Entscheidung, ob und wie angeboten wird, bleibt bei Ihnen — wir sorgen dafür, dass die Entscheidung auf einer vollständigen, geordneten Grundlage fällt und nicht auf einem losen Stapel kurz vor Fristende.

Typische Unterlagen.

In der Praxis sichten und ordnen wir unter anderem Eigenerklärungen und Eignungsnachweise, ausgefüllte Formblätter, technische und kaufmännische Anlagen, Nachweise zu Referenzprojekten des Bieters sowie die Fristen- und Abgabeübersicht des jeweiligen Verfahrens. Jedes Dokument wird dem passenden Abschnitt der Vergabeunterlagen zugeordnet, bevor es in die einreichfertige Mappe geht.

Zusammenarbeit und Zeitrahmen.

Je früher Lilaloox eingebunden wird, desto größer der Spielraum: Idealerweise liegt zwischen Übergabe des Bestands und Abgabefrist genug Zeit für eine sorgfältige Sichtung und eine Rückfrage, falls ein Dokument fehlt. Auch kurzfristige Mandate sind möglich — dann konzentriert sich die Arbeit auf die Formvollständigkeit, die über die Zulassung zum Verfahren entscheidet.

Der Umfang richtet sich nach dem jeweiligen Verfahren: Manche Ausschreibungen verlangen nur wenige Formblätter, andere einen mehrseitigen Anlagenkatalog mit Einzelnachweisen. In beiden Fällen bleibt der Ablauf derselbe — nur der Umfang der Sichtung unterscheidet sich, und genau das klären wir vor Beginn der Vorbereitung gemeinsam mit Ihnen kurz ab.

Für wen geeignet.

Diese Vorbereitung richtet sich an kleine Unternehmen und Selbstständige im Landkreis Starnberg und in München, die an öffentlichen oder privaten Ausschreibungen teilnehmen und die Dokumentenseite der Einreichung auslagern möchten, während die inhaltliche und kaufmännische Entscheidung im eigenen Unternehmen bleibt.